Tóm tắt những việc cần làm khi thuê một văn phòng mới

Khi thuê một văn phòng mới, bên cạnh việc tìm kiếm văn phòng phù hợp với mình thì doanh nghiệp còn phải chú ý rất nhiều thứ. Sau đây là tổng hợp các công việc cần làm khi thuê một văn phòng mới mà các doanh nghiệp không nên bỏ qua.

Doanh nghiệp cần tổng hợp các công việc cần làm trước khi thuê một văn phòng mới.

Đối với các doanh nghiệp lần đầu đi thuê văn phòng, bên cạnh việc tìm kiếm văn phòng phù hợp thì doanh nghiệp cần phải có kế hoạch cụ thể như: Ngân sách tiền thuê văn phòng mới, chi phí chuyển văn phòng, chuyển nhà trọn gói, kế hoạch phát triển kinh doanh trước mắt của công ty có đáp ứng được nhu cầu trang trải chi phí ở nơi mới không? Đó là những công việc cần làm khi thuê một văn phòng mới cho công ty của mình.

Có 2 giai đoạn trong trong quá trình thuê văn phòng mới :

Thứ nhất là giai đoạn chuẩn bị:

1. Xác lập yêu cầu thuê văn phòng dựa trên mục đích sử dụng, ngân sách tiền thuê, và kế hoạch kinh doanh hiện tại tại và tương lai của công ty. Một yêu cầu thuê thông thường bao gồm các tiêu chí:

+ Cơ bản: Vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê, thời gian thuê.

+ Đặc điểm bất động sản: Kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy, chất lượng dịch vụ.

+ Các mốc thời gian: Muộn nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch, bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới.

+ Các yêu cầu khác: Phong thủy, tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà v.v.

2. Lập danh sách chi tiết các công việc cần thực hiện và dự kiến chi phí cho các nhóm:

+ Thiết kế và trang trí nội thất.

+ Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng.

+ Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan.

+ Di chuyển điện thoại internet.

+ Thay đổi đăng ký kinh doanh(nếu cần)

3. Hình thành nhóm công tác, đi kèm là phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận(cần thiết đối với các doanh nghiệp lớn, nhiều nhân viên, thuê diện tích rộng).

4. Lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp để trợ giúp(rất nên làm vì dịch vụ này miễn phí cho người thuê).

5. Tiếp xúc và lập danh sách ngắn các nhà thầu thiết kế và thi công văn phòng: Họ sẽ là người giúp bạn khái toán chi phí làm nội thất, tư vấn sơ bộ thiết kế bố trí mặt bằng văn phòng ngay trong quá trình cân nhắc giữa các tòa nhà.

Thứ hai là giai đoạn thực hiện:

1. Tìm kiếm lên danh sách các tòa nhà văn phòng cho thuê phù hợp yêu cầu của doanh nghiệp

1. Xem xét thực tế, làm việc với chủ nhà để lấy thông tin, tổng hợp, phân tích, so sánh, lựa chọn tòa nhà tối ưu để đàm phán.

3. Đàm phán và ký kết thư mời thuê, hợp đồng thuê văn phòng.

>>Xem ngay 10 mẹo đàm phán giá thuê văn phòng rẻ bất ngờ.

4. Lên thiết kế bố trí mặt bằng trước khi ký thư mời thuê, hoặc hợp đồng thuê văn phòng: Nên làm để thẩm định lại sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng bộ phận trong doanh nghiệp.

5. Thực hiện các thủ tục kết thúc hợp đồng thuê văn phòng hiện tại.

6. Ký kết và thực hiện hợp đồng với nhà thầu thiết kế và thi công nội thất.

7. Giám sát thi công nội thất.

8. Thiết kế, in ấn, sửa đổi địa chỉ doanh nghiệp trên toàn bộ các biểu mẫu, giấy tờ, website,…

9. Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng,…

10. Thông báo cho khách hàng, đối tác về địa chỉ mới và kế hoạch di chuyển

11. Di chuyển điện thoại, internet.

12. Sửa đổi đăng ký kinh doanh(nếu cần).

13. Phê duyệt chính thức sơ đồ vị trí cho từng bộ phận, từng nhân viên.

14. Di chuyển sang văn phòng mới.

15. Hoàn trả mặt bằng, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ.

Chúng tôi hy vọng những thông tin trên đây sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp khi thuê một văn phòng mới.

Xem thêm: Những vấn đề cần lưu ý khi thuê đơn vị thiết kế văn phòng tại đây:

https://chothuevanphonghcm.com/kinh-nghiem/nhung-van-de-can-luu-y-khi-thue-don-vi-thiet-ke-van-phong.html

Read More

Những vấn đề cần lưu ý khi thuê đơn vị thiết kế văn phòng

Mong muốn có một không gian văn phòng làm việc đẹp và tối ưu hóa chi phí thiết kế thi công là những mong muốn mà bất kỳ sếp hoặc nhân viên hành chính nhân sự nào phụ trách việc thuê văn phòng và thiết lập địa điểm văn phòng làm việc cho công ty đều hướng đến.

Tuy nhiên sẽ có rất nhiều việc cần làm để có 1 kế hoạch tốt. Sau đây chúng tôi xin chia sẻ kinh nghiệm các vấn đề cần lưu ý khi thuê đơn vị thiết kế văn phòng như sau:

Thiết kế văn phòng đẹp vừa mang lại hiệu quả làm việc, vừa tiết kiệm được chi phí.

1. Xây dựng ngân sách cụ thể:

Sai lầm lớn nhất cho doanh nghiệp khi chuyển văn phòng là xây dựng 1 ngân sách chung chung, không cụ thể hóa từng hạng mục. Thực ra, chúng ta càng làm chi tiết thì càng tốt. Cụ thể từ những mục lớn đến những mục nhỏ, sau đó cân đối ngân sách giữa các mục đó.

Xây dựng một ngân sách chi tiết khi chuyển văn phòng

Ví dụ: khi xây dựng ngân sách, ngoài việc lên ngân sách cho việc thuê văn phòng hay làm nội thất thì chúng ta cần có cả chi phí cho các công việc hành chính như làm lại thủ tục pháp lý, in ấn lại ấn phẩm,… và quan trọng nhất là đừng quên những chi phí phát sinh dự phòng cho những việc này.

2. Có đủ khoảng thời gian để chuẩn bị:

“Thời gian là vàng” câu này càng đúng hơn đối với các doanh nghiệp trong thời đại này. Chính vì vậy trước khi doanh nghiệp chuẩn bị cho mình 1 ngôi nhà mới cũng cần chuẩn bị cho mình thời gian để làm việc này. Lời khuyên của chúng tôi là:

Càng có nhiều thời gian, bạn càng có nhiều cơ hội chọn lựa hơn

Ngay từ khi đi tìm mặt bằng thuê, các doanh nghiệp cũng nên tìm ngay cho mình 1 đơn vị thiết kế đồng hành để họ sẽ đưa ra lời khuyên, những lời tư vấn bổ ích cho mặt bằng đó. Chưa hết, trong quá trình đàm phán hợp đồng với chủ nhà, cũng là thời gian để đơn vị thiết kế đó lên ý tưởng thiết kế cho văn phòng của doanh nghiệp.

Như vậy sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp chính thức ký hợp đồng cũng là lúc đơn vị thi công nội thất có thể vào thi công hoàn thiện văn phòng.

Thời điểm chuyển văn phòng cũng khá quan trọng. Các doanh nghiệp không nên chuyển văn phòng vào cuối năm, đó là mùa cao điểm của văn phòng.

Thời điểm này giá văn phòng có thể giảm nhưng giá thi công nội thất thường tăng hơn những thời điểm giữa năm từ 5-15%, chưa kể tâm lý nhân viên bị xáo trộn, ảnh hưởng đến công việc cuối năm của doanh nghiệp.

>>>Xem ngay: Tóm tắt những việc cần làm khi thuê một văn phòng mới

3. Chọn thuê đơn vị thiết kế văn phòng:

Nhiều doanh nghiệp thường tiết kiệm chi phí chuyển văn phòng bằng cách bỏ chi phí thiết kế nhưng ít doanh nghiệp biết được đó chính là con đường làm tăng chi phí chuyển văn phòng.

Thời gian làm việc trung bình của dân văn phòng trong 1 ngày khoảng từ 8 đến 8,6h nên để tận dụng hết công suất của nhân sự các doanh nghiệp cần chú ý đến không gian làm việc nhiều hơn. Sự chuyển nghiệp của doanh nghiệp 1 phần cũng được đánh giá thông qua thiết kế. Hơn tất cả đó là thông qua thiết kế doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được ngân sách đầu tư. Vậy chẳng có lý do gì để không tìm đến 1 công ty thiết kế nhỉ.

4. Lựa chọn nhà thầu thi công nội thất văn phòng trọn gói:

Liệu lựa chọn nhà thầu thi công từng phần chi phí có rẻ hơn không? Đây thường là những băn khoăn của các doanh nghiệp khi có ý định làm lại hoặc làm mới văn phòng.

Đúng là giá sẽ rẻ hơn nhưng tổng chi phí thì chưa chắc. Tại sao lại như vậy? khi các doanh nghiệp tự làm, họ đã tính đến những chi phí sau chưa?

Chi phí cho 1 nhân viên nghỉ làm để giám sát công việc làm nội thất. Chưa kể chi phí rủi ro trong công việc khi bạn ý tạm ngừng công việc đang làm tại công ty để làm giám sát.

Thời gian thi công chắc chắn sẽ kéo dài hơn vì các nhà thầu riêng biệt rất khó cùng lúc hoàn thiện thi công các hạng mục, thay vì có thể làm nhiều hàng mục cùng lúc khi nào mọi việc sẽ phải “xếp hàng chờ”, chưa kể đến việc nhân viên giám sát chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý thi công đó cũng chính là lý do làm tăng chi phí.

Ví dụ, nếu qua 1 nhà thầu cung cấp, thời gian chỉ là 30 ngày, nhưng nếu tự làm thì thời gian có thể là 50 ngày. Như vậy lãng phí 20 ngày thuê cũng chính là đang lãng phí tiền bạc của doanh nghiệp.

Chi phí rủi ro cao do không lường hết được những vấn đề trong quá trình thi công. Một số cái thừa vẫn thừa, cái thiếu vẫn thiếu.

Ngoài ra khi chọn 1 nhà thầu trọn gói chắc chắn các doanh nghiệp sẽ có cảm giác yên tâm hơn trong quá trình bảo hành, ít nhất sẽ không bị các nhà thầu khác nhau đổ lỗi cho nhau khi gặp vấn đề trong quá trình doanh nghiệp đưa sản phẩm vào sử dụng, vận hành.

Với những tư vấn trên hy vọng có thể giúp các doanh nghiệp có cái nhìn rõ hơn khi có dự định chuyển văn phòng hay làm mới văn phòng. 

Xem thêm: Những vấn đề cần lưu ý khi thương lượng giá thuê văn phòng tại đây:

https://chothuevanphonghcm.com/kinh-nghiem/nhung-van-de-can-luu-y-khi-thuong-luong-gia-thue-van-phong.html

Read More

Những vấn đề cần lưu ý khi thương lượng giá thuê văn phòng

Để việc thương lượng giá và chi phí thuê văn phòng thành công, các doanh nghiệp cần nắm rõ 10 vấn đề cần lưu ý khi thương lượng giá thuê văn phòng sau đây:

1. Tổng chi phí là điều đáng lưu ý nhất:

Trước khi tham khảo việc thuê văn phòng, điều quan trọng cần xem đến là tổng chi phí thuê văn phòng phải trả. Đừng lựa chọn tòa nhà mà chỉ dựa vào việc so sánh đơn giá thuê với nhau, vì giá thuê chỉ là một yếu tố trong tổng chi phí. Cần phải làm rõ các chi phí sau đây để tính tổng chi phí phải trả cho việc thuê văn phòng.

• Giá thuê
• Phí dịch vụ
• Tiền điện điều hòa
• Tiền bãi giữ xe máy, ô tô
• Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng
• Chi phí làm thêm ngoài giờ, làm ban đêm, lễ (nếu thường xuyên làm ngoài giờ)
• Thuế VAT

Cần xác định rõ các chi phí phải trả cho việc thuê văn phòng trước khi tiến hành thương lượng.
 

2. Diện tích thuê được đo theo phương pháp nào:

Thông thường thì các toà nhà chỉ tính tiền, chi phí thuê văn phòng cho những diện tích thực tế mà khách hàng hoạt động và sử dụng. Có 3 phương pháp đo diện tích như sau:

• Đo trong lòng văn phòng
• Đo theo tim tường và vách
• Đo theo mép ngoài của tường

3. Điều chỉnh giá thuê trong thời hạn hợp đồng:

Thông thường các chủ tòa nhà sẽ đưa điều khoản điều chỉnh giá theo từng năm, hoặc sau 2 năm. Một số Hợp đồng nhìn chung thì thấy rất công bằng khi quy định tăng giảm theo giá thị trường. Nhưng đôi khi trên thực tế, lúc khách thuê bỏ nhiều chi phí để set-up nội thất bên trong và di chuyển văn phòng, thì người thuê luôn nằm ở vị thế đàm phán yếu hơn.

4. Trả tiền cho diện tích không sử dụng:

• Đó là các góc không sử dụng, các góc không có ích cho việc gì.
• Những diện tích văn phòng có các hình thù bất thường (không phải là chữ nhật, hoặc vuông), văn phòng nhiều cột.

5. Vấn đề tỷ giá:

Mọi khoản thanh toán đều được quy đổi từ đô la Mỹ ra đồng Việt Nam, cần làm rõ là lấy tỷ giá của ngân hàng nào?

Thực hiện quy định của Ngân hàng Nhà nước, các chủ tòa nhà quy đổi tiền thuê và phí dịch vụ từ USD sang VNĐ để ký Hợp đồng. Khách thuê cần chú ý là có những tòa nhà sẽ điều chỉnh, có tòa lại không điều chỉnh giá thuê tại theo từng kỳ trả tiền theo sự thay đổi của tỷ giá USD/VNĐ (Trong 10 năm gần đây tỉ giá tăng trung bình 4% năm).

6. Cân đối chi phí đầu tư hoàn tất nội thất giữa các tòa nhà:

Thực trạng (trần, sàn, vách, cửa v.v.) của các mặt bằng văn phòng cho thuê giao lại cho khách hàng là không giống nhau, nên chi phí cho việc hoàn thiện nội thất cũng không giống nhau.

7. Phí dịch vụ trong suốt quá trình làm nội thất:

Hầu hết các tòa nhà đều có chính sách không tính tiền thuê 15-30 ngày để khách hàng hoàn thiện văn phòng, tuy nhiên họ vẫn thu phí dịch vụ.
Một vài tòa nhà lại ưu đãi cho khách hàng chỉ thu theo tiền điện thực tế tiêu hao.

8. Đừng đặt cọc giữ chỗ nếu bạn chưa đàm phán hợp đồng:

Đừng đặt cọc giữ chỗ nếu bạn chưa đàm phán hợp đồng
 

Trình tự thương lượng thuê văn phòng đa phần sẽ theo 2 bước:

• Xem xét mặt bằng văn phòng ưng ý và chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương 01 tháng tiền thuê;
• Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê.

Những thư mời thuê, báo giá thông thường không đề cập tất cả các vấn đề về chi phí khách hàng phải trả. Vì vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi bản dự thảo Hợp đồng, bạn hãy đọc kĩ và thương lượng những vấn đề liên quan đến chi phí trước khi tiến hành đặt cọc giữ chỗ.

9. Làm gì khi không thể thương lượng đơn giá thuê:

Rất khó để các toà nhà giảm giá thuê văn phòng so với giá hiện tại, vì như thế họ đứng trước khả năng phải giảm giá cho cả khách hiện đang thuê trong tòa nhà. Vì thế hãy đề nghị họ:

• Miễn phí một vài tháng tiền thuê
• Miễn phí toàn bộ hoặc một phần tiền giữ xe
• Giảm chi phí làm ngoài giờ, làm thêm, …

10. Khi làm việc với môi giới, hãy nhờ đơn vị đó cung cấp cho bạn:

• Ưu điểm, nhược điểm vị trí văn phòng bạn dự định thuê
• Tòa nhà đang xem xét còn nhiều hay ít vị trí thuê
• Khi nào văn phòng thuê sẽ trống
• Có nhiều khách chuyển sang tòa nhà thời gian gần đây không, lý do
• Giá thuê của khách cũ 
• Giá, chi phí thuê của các tòa nhà trong cùng khu vực

Xem thêm 5 bước quan trọng giúp bạn thuê văn phòng quận 1 nhanh chóng và hiệu quả tại đây:

https://chothuevanphonghcm.com/kinh-nghiem/5-buoc-quan-trong-giup-ban-thue-van-phong-quan-1-nhanh-chong-va-hieu-qua.html

Read More