Tùy thuộc vào điều kiện, ngân sách hiện có, cũng như hình thức kinh doanh của công ty mà bạn có thể xem xét các vị trí văn phòng khác nhau với những mức giá khác nhau. Sau đây là kinh nghiệm thiết kế văn phòng làm việc đúng tiêu chuẩn.
Quận 1 hiện đang là quận có văn phòng cho thuê phát triển nhất tại thành phố Hồ Chí Minh. Nơi đây tập trung nhiều tòa nhà từ hạng A đến hạng C. Các tòa nhà hạng A luôn có giá cao nên chỉ phù hợp với các công ty có quy mô lớn, còn các công ty nhỏ hoặc mới thành lập có thể chọn văn phòng hạng B vừa có giá cả hợp lý vừa phù hợp với nhu cầu của mình. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để tìm được một văn phòng hạng B tốt nhất tại quận 1? Dưới đây là một số lưu ý cho các doanh nghiệp:
1. Lựa chọn vị trí văn phòng phù hợp:
Tùy thuộc vào điều kiện, ngân sách hiện có, cũng như hình thức kinh doanh của công ty mà bạn có thể xem xét các vị trí văn phòng khác nhau với những mức giá khác nhau. Đồng thời, vị trí văn phòng cũng nên lựa chọn vị trí thuận lợi cho giao thông, quan trọng là văn phòng nằm ở vị trí sạch sẽ, có đầy đủ ánh sáng và cây xanh xung quanh, đảm bảo đường xá thông thoáng, không khí lưu thông tốt nhằm đem lại may mắn trong công việc.
2. Thương lượng giá thuê:
Giá thuê luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp khi thuê văn phòng, giá thuê sẽ tùy thuộc vào vị trí, diện tích và trang thiết bị trong tòa nhà. Thường thì giá thuê sẽ chịu thuế VAT là 10%. Khi thuê cần phải làm rõ giá ngay từ đầu, đặc biệt, giá đó đã gồm thuế hay chưa? Nếu rồi thì thuế này phải được ghi một cách rõ ràng cụ thể trong hợp đồng để tránh những hiểu lầm về sau.
Mặt khác, doanh nghiệp cần làm rõ những chi phí khác trong hợp đồng như: chi phí vệ sinh, chi phí đỗ xe dưới tòa nhà, chi phí an ninh,...để không bị sai sót, thiếu hụt về sau. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần xem xét vấn đề đặt cọc, thường thì họ sẽ yêu cầu bạn đặt cọc ít nhất 1 năm hoặc 2 năm tùy theo văn phòng cho thuê, điều này là bắt buộc vì việc thuê văn phòng mang tính chất lâu dài nên đảm bảo phải có tiền đặt cọc để tránh rủi ro.
3. Diện tích văn phòng:
Diện tích sử dụng bao gồm diện tích phòng, hành lang, thang máy, nhà vệ sinh, trung bình sẽ từ 8-12 m2/ người. Tại một số dự án, chủ đầu tư tính cả diện tích công trình công cộng thuộc tòa nhà vào cả diện tích thuê.
4. Lựa chọn tòa nhà có chủ đầu tư uy tín:
Khi thuê văn phòng hạng B, bạn cũng nên chú ý đến chủ đầu tư: Tìm hiểu thông tin về đối tác, nếu chủ đầu tư không phải là đối tác uy tín, đã từng có tiền sử quỵt tiền hoặc gây rắc rối cho phía thuê văn phòng thì bạn không nên thuê văn phòng tại tòa nhà đó.
5. Về phương thức thanh toán:
Tiền thuê sẽ được thanh toán 1 tháng hoặc 3 tháng một lần tùy theo chủ đầu tư, thường là chuyển khoản ngân hàng, hoặc có thể là tiền mặt tùy doanh nghiệp thương lượng với chủ đầu tư xem cách nào là hợp lý với công ty mình.
6. Dịch vụ và thiết kế văn phòng được thuê:
Tiền sảnh tòa nhà: Khi khách hàng bước vào tòa nhà, họ sẽ quan tâm đến tiền sảnh đầu tiên, nếu tòa nhà có tiền sảnh thoáng mát, thuận tiện, khách hàng sẽ có một tâm trạng thoải mái khi bước vào công ty bạn. Vậy nên, khi thuê văn phòng hạng B, bạn nên đặt ra vấn đề trên với chủ đầu tư để đảm bảo quyền lợi của công ty và khách hàng.
- Chỗ để xe: Rất nhiều tòa nhà hạng B thiếu chỗ để xe nên khiến khách hàng rất khó chịu. Vì vậy, khi thuê bạn nên lưu ý chọn những tòa nhà có chỗ để xe thuận tiện cho nhân viên và khách hàng.
- Hệ thống điều hòa trung tâm và thang máy: Đối với những chỗ thuê văn phòng giá rẻ, hệ thống điều hòa nên đưa vào không khí trong lành và thoáng mát. Hệ thống thang máy thì nên có thang máy riêng biệt cho khu vực văn phòng để tránh những trường hợp rắc rối nảy sinh khi dùng chung với khu vực dân cư.
- Hệ thống cửa sổ: Một văn phòng thì không nên quá kín gió sẽ dễ gây ngộp và không tỉnh táo. Đồng thời, hệ thống cửa cũng phải đảm bảo không để nước mưa tràn qua hoặc gió lùa mạnh vào.
- Nhà vệ sinh: Nhà vệ sinh dù thế nào cũng cần phải đảm bảo vệ sinh. Khi thuê nhà văn phòng, bạn nên xem xét hệ thống nước xả cũng như các vật chất khác trong nhà vệ sinh có đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh không. Vì điều này sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe cũng như tâm lý của nhân viên, khách hàng khi sử dụng.
Trên đây là các lưu ý có thể giúp doanh nghiệp tìm được một văn phòng cho thuê hạng B tốt nhất tại quận 1, hãy lưu ý những kinh nghiệm này để việc tìm thuê văn phòng dễ dàng và thuận lợi hơn.
Xem thêm những lưu ý khi chọn thuê văn phòng hạng B tại quận 1 tại đây:
