Để việc thương lượng giá và chi phí thuê văn phòng thành công, các doanh nghiệp cần nắm rõ 10 vấn đề cần lưu ý khi thương lượng giá thuê văn phòng sau đây:
1. Tổng chi phí là điều đáng lưu ý nhất:
Trước khi tham khảo việc thuê văn phòng, điều quan trọng cần xem đến là tổng chi phí thuê văn phòng phải trả. Đừng lựa chọn tòa nhà mà chỉ dựa vào việc so sánh đơn giá thuê với nhau, vì giá thuê chỉ là một yếu tố trong tổng chi phí. Cần phải làm rõ các chi phí sau đây để tính tổng chi phí phải trả cho việc thuê văn phòng.
- Giá thuê
- Phí dịch vụ
- Tiền điện điều hòa
- Tiền bãi giữ xe máy, ô tô
- Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng
- Chi phí làm thêm ngoài giờ, làm ban đêm, lễ (nếu thường xuyên làm ngoài giờ)
- Thuế VAT
Cần xác định rõ các chi phí phải trả cho việc thuê văn phòng trước khi tiến hành thương lượng.
2. Diện tích thuê được đo theo phương pháp nào:
Thông thường thì các toà nhà chỉ tính tiền, chi phí thuê văn phòng cho những diện tích thực tế mà khách hàng hoạt động và sử dụng. Có 3 phương pháp đo diện tích như sau:
- Đo trong lòng văn phòng
- Đo theo tim tường và vách
- Đo theo mép ngoài của tường
3. Điều chỉnh giá thuê trong thời hạn hợp đồng:
Thông thường các chủ tòa nhà sẽ đưa điều khoản điều chỉnh giá theo từng năm, hoặc sau 2 năm. Một số Hợp đồng nhìn chung thì thấy rất công bằng khi quy định tăng giảm theo giá thị trường. Nhưng đôi khi trên thực tế, lúc khách thuê bỏ nhiều chi phí để set-up nội thất bên trong và di chuyển văn phòng, thì người thuê luôn nằm ở vị thế đàm phán yếu hơn.
4. Trả tiền cho diện tích không sử dụng:
- Đó là các góc không sử dụng, các góc không có ích cho việc gì.
- Những diện tích văn phòng có các hình thù bất thường (không phải là chữ nhật, hoặc vuông), văn phòng nhiều cột.
5. Vấn đề tỷ giá:
Mọi khoản thanh toán đều được quy đổi từ đô la Mỹ ra đồng Việt Nam, cần làm rõ là lấy tỷ giá của ngân hàng nào?
Thực hiện quy định của Ngân hàng Nhà nước, các chủ tòa nhà quy đổi tiền thuê và phí dịch vụ từ USD sang VNĐ để ký Hợp đồng. Khách thuê cần chú ý là có những tòa nhà sẽ điều chỉnh, có tòa lại không điều chỉnh giá thuê tại theo từng kỳ trả tiền theo sự thay đổi của tỷ giá USD/VNĐ (Trong 10 năm gần đây tỉ giá tăng trung bình 4% năm).
6. Cân đối chi phí đầu tư hoàn tất nội thất giữa các tòa nhà:
Thực trạng (trần, sàn, vách, cửa v.v.) của các mặt bằng văn phòng cho thuê giao lại cho khách hàng là không giống nhau, nên chi phí cho việc hoàn thiện nội thất cũng không giống nhau.
7. Phí dịch vụ trong suốt quá trình làm nội thất:
Hầu hết các tòa nhà đều có chính sách không tính tiền thuê 15-30 ngày để khách hàng hoàn thiện văn phòng, tuy nhiên họ vẫn thu phí dịch vụ.
Một vài tòa nhà lại ưu đãi cho khách hàng chỉ thu theo tiền điện thực tế tiêu hao.
Một vài tòa nhà lại ưu đãi cho khách hàng chỉ thu theo tiền điện thực tế tiêu hao.
8. Đừng đặt cọc giữ chỗ nếu bạn chưa đàm phán hợp đồng:
Đừng đặt cọc giữ chỗ nếu bạn chưa đàm phán hợp đồng
Trình tự thương lượng thuê văn phòng đa phần sẽ theo 2 bước:
- Xem xét mặt bằng văn phòng ưng ý và chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương 01 tháng tiền thuê;
- Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê.
Những thư mời thuê, báo giá thông thường không đề cập tất cả các vấn đề về chi phí khách hàng phải trả. Vì vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi bản dự thảo Hợp đồng, bạn hãy đọc kĩ và thương lượng những vấn đề liên quan đến chi phí trước khi tiến hành đặt cọc giữ chỗ.
9. Làm gì khi không thể thương lượng đơn giá thuê:
Rất khó để các toà nhà giảm giá thuê văn phòng so với giá hiện tại, vì như thế họ đứng trước khả năng phải giảm giá cho cả khách hiện đang thuê trong tòa nhà. Vì thế hãy đề nghị họ:
- Miễn phí một vài tháng tiền thuê
- Miễn phí toàn bộ hoặc một phần tiền giữ xe
- Giảm chi phí làm ngoài giờ, làm thêm, …
10. Khi làm việc với môi giới, hãy nhờ đơn vị đó cung cấp cho bạn:
- Ưu điểm, nhược điểm vị trí văn phòng bạn dự định thuê
- Tòa nhà đang xem xét còn nhiều hay ít vị trí thuê
- Khi nào văn phòng thuê sẽ trống
- Có nhiều khách chuyển sang tòa nhà thời gian gần đây không, lý do
- Giá thuê của khách cũ
- Giá, chi phí thuê của các tòa nhà trong cùng khu vực
Xem thêm 5 bước quan trọng giúp bạn thuê văn phòng quận 1 nhanh chóng và hiệu quả tại đây:
